La pérennité de vos outils informatiques
La pérennité d'une solution informatique se mesure à sa capacité d'adaptation et d'extension à de nouveaux besoins la probabilité que les données liées à celle-ci soient exploitables le plus longtemps possible, quelles que soient les évolutions des technologies futures.
Des briques logicielles évolutives
La capacité à pouvoir modifier un logiciel, à connaître son fonctionnement technique autant que son utilisation contribuent à son évolution et à son adaptation.
Le lock in effect
Les logiciels sont majoritairement distribués sans que vous ayez accès à leur logique et à leur fonctionnement interne. Cette pratique habituelle est fondée en partie sur la garantie que l'éditeur du logiciel possède toutes les compétences pour permettre une évolution adaptée à vos besoins.
La diversité des besoins des entreprises, la limitation économique ou stratégique des éditeurs à investir dans la recherche et le développement, la multiplicité des compétences requises constituent des facteurs qui rendent improbable l'adéquation entre vos besoins et leurs compétences internes.
Cette pratique est en fait le plus souvent une stratégie commerciale fondée sur un ensemble de techniques appelé lock in effect, l'effet de verrouillage, dont l'objectif est de rendre le client captif des produits édités.
Capacités d'évolution
Pour les logiciels produits par les éditeurs d'envergure internationale, vous pouvez comptez une évolution constante des produits, cependant celle-ci ne correspondra que partiellement à vos besoins, et souvent, le coût de cette évolution imposée est important.
Ces logiciels durant leur cycle de vie sont souvent de plus en plus exigeant en terme de puissance, nécessitent des formations, des réorganisations et migrations, mobilisant de nombreuses ressources.
Pour les éditeurs plus spécialisés, les évolutions sont moins rapides et la capacité d'évolution est très fortement lié à la capacité interne de l'éditeur de répondre à de nombreux et différents besoins.
Une orientation vers la pérennité
Un logiciel se doit d'être disponible avec une description précise de son fonctionnement interne, un accès à sa logique, et avec une documentation utilisateur à jour.
Que vous ayez les ressources nécessaires dans votre entreprise, ou que vous fassiez appel à un prestataire externe, vous aurez la maîtrise complète de son évolution, qui se fera en adéquation avec vos besoins sans dépendre de décisions extérieures à votre entreprise.
La seule contrainte pour votre prestataire ou votre service informatique est que toute évolution apporté au logiciel doit être accompagné de la mise à jour de la description de son fonctionnement interne (sa documentation technique et son code source) et de sa documentation utilisateur afin de garantir les évolutions suivantes par vos futurs collaborateurs ou prestataires, quels qu'ils soient.
Des données toujours accessibles
La dématérialisation des documents, c'est à dire le fait d'utiliser de moins en moins de documents physiques au profit de documents numériques, nécessite de pouvoir garantir l'accès à ces documents et aux données contenues pendant de longues périodes.
Les formats de documents
La plupart des documents informatiques sont enregistrés dans des formats binaires (illisible si on ne connaît pas la structure et les traitements effectués sur les données contenues dans le document), qui, comme les logiciels utilisés pour les créer, ne sont pas documentés.
Il est alors courant de devoir posséder le logiciel qui a servi à la création du document pour pouvoir le lire, et en extraire les informations utiles. Cependant, ces formats évoluent au grès des éditeurs de logiciels, et même si la plupart gardent dans leurs évolutions la possibilité de lire les anciens formats, il est un moment où les formats trop anciens sont abandonnés.
C'est donc essentiellement les choix des éditeurs de logiciels qui fixent la "durée de vie" d'un format de document, et non l'utilisation de ce format, son adéquation aux besoins ou ses capacités.
Des formats durables
Les données liées aux applications doivent être enregistrées dans un format dont la description et la structure sont accessibles à tous. Les données sensibles à la sémantique sont archivées dans un format compréhensible par un humain comme par une machine.
Quels que soient les évolutions futures de votre système d'information, la structure documentée des formats et leur qualité sémantique (c'est à dire le sens donné par la structure du document aux données qu'il contient) permettent une longue exploitation des documents, les données contenues étant durablement et facilement compréhensibles et récupérables.
L'autonomie des documents et l'intégrité des données vis à vis de l'évolution des systèmes d'information sont ainsi préservées.